স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হল এক বিশেষ ধরনের সফটওয়্যার যা স্কুল বা এরকম প্রতিষ্ঠানগুলোর বিভিন্ন রকম কাজ যেমন ফলাফল প্রকাশ করা, গ্রেড প্রদান করা, অনলাইনে ভর্তির আবেদন গ্রহণ করা ইত্যাদি কাজ করতে সহায়তা করে। এই সফটওয়ারের মাধ্যমে স্কুল এবং এরুপ প্রতিষ্ঠান এর কাজগুলো খুবই দ্রুততার সাথে সম্পন্ন করা যাবে। এই সফটওয়্যার ব্যবহারের ফলে যেমন সময় বাঁচবে ঠিক তেমনি উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি পাবে। আজকে আমরা স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কি? কেন এবং কিভাবে কাজ করে, এর প্রয়োজনীয়তা এবং স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কি কি কাজ করতে সহায়তা করতে পারে, পাঠশালা কিভাবে এই সফটওয়্যার উৎপাদনের সাথে যুক্ত আছে এবং এই সফটওয়্যার সম্পর্কিত আরো কিছু বিষয়ে আলোচনা করব।
Table of Contents
স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কি
পূর্বেই আলোচনা করা হয়েছে যে, স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হল এক বিশেষ ধরনের সফটওয়্যার যা স্কুল বা এরকম প্রতিষ্ঠানগুলোর বিভিন্ন রকম কাজ যেমন ফলাফল প্রকাশ করা, গ্রেড প্রদান করা, অনলাইনে ভর্তির আবেদন গ্রহণ করা ইত্যাদি কাজ করতে সহায়তা করে। এই সফটওয়্যার ব্যবহার করে ডিজিটাল অ্যাটেনডেন্স রেকর্ড করা, স্কুলে ভর্তির আবেদন গ্রহণ করা,স্টুডেন্টদেরকে বিভিন্ন তথ্য ডেটাবেজে সংরক্ষণ করে রাখা, মার্কশিট এবং রেজাল্ট পাবলিশ করা, স্টুডেন্টদের গ্রেড প্রকাশ করা স্কুল ফ্রি গ্রহণ করা সহ এরকম নানাবিধ কাজে সফটওয়ারের সাহায্যে করা যাবে।
স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এর প্রয়োজনীয়তা
আপনি চিন্তা করুন যদি আমাদের হাতে এখন ক্যালকুলেটর না থাকতো তাহলে কি হতো? আমরা যে প্রতিদিন এত হিসাব করি ব্যাংকে, কলকারখানায়, অফিসে এই হিসাবগুলো করতে অনেক সময় লাগত। ফলে কাজগুলো এত দ্রুততার সাথে সম্পন্ন হতে পারত না।
পাশাপাশি ক্যালকুলেটর ছাড়া হিসাব করলে যেহেতু মানুষ হিসাব-নিকাশ করছে সেহেতু এখানে ভুলের সম্ভাবনা থেকেই যেত। কিন্তু ক্যালকুলেটর আসার ফলে আমরা মুহূর্তের মধ্যে লক্ষ লক্ষ কোটি কোটি টাকার হিসাব করে ফেলতে পারছি। এই সফটওয়্যার ও ঠিক তেমনি ভাবে বৈপ্লবিক পরিবর্তন আনতে পারে শিক্ষাক্ষেত্রে যেমন স্কুল, কলেজ, ইউনিভার্সিটি কোচিং সেন্টারে।
এসব জায়গায় যদি এই স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার টা যথাযথভাবে ব্যবহার করা যায় তবে এর ব্যবহারের তুলনা হতে পারে ঠিক তেমনি ভাবে যখন ক্যালকুলেটর আবিষ্কার করা হয়েছিল তখন গণনার ক্ষেত্রে যে বিপ্লবের সূচনা হয়েছিল ঠিক তেমনি ভাবে সফটওয়ারটি যদি ঠিকঠাক ভাবে ব্যবহার করা যায় তবে স্কুল ম্যানেজমেন্ট যেভাবে করা হয় তার ক্ষেত্রেও বৈপ্লবিক পরিবর্তন সূচিত হবে।
কোথায় কোথায় ব্যবহার করা যাবে
এর নাম শুনেই অনুমান হয়ত করেছেন যে মূলত সফটওয়ারটি স্কুলে ব্যবহার করার জন্য তৈরি করা হয়েছে। স্কুল এবং স্কুলের মত প্রতিষ্ঠান যেমন কলেজ, ইউনিভার্সিটি কিংবা কোচিং সেন্টারেও এসব প্রতিষ্ঠানেও সফটওয়্যারটি ব্যবহার করা যাবে।
সফটওয়্যারটিতে কি কি ফাংশন বিদ্যমান এবং কিভাবে কাজ করে
ডিজিটাল অ্যাটেনডেন্স রেকর্ড
সফটওয়্যার টি ডিজিটাল অ্যাটেনডেন্স রেকর্ড করতে সহায়তা করবে শিক্ষার্থীদের। বাংলাদেশের অনেক স্কুল-কলেজ-বিশ্ববিদ্যালয় এখন শিক্ষার্থীদের একটি সুনির্দিষ্ট শতাংশ উপস্থিতি বাধ্যতামূলক করেছে। এর নিচে যদি কোনো শিক্ষার্থী উপস্থিত থাকে তবে তাকে পরীক্ষা দিতে দেওয়া হয় না বা তাকে বিভিন্ন রকম জরিমানার সম্মুখীন হতে হয়।
এ সকল কাজের জন্য প্রতিষ্ঠান অনেক সময় ব্যয় হয় কিন্তু যদি সফটওয়্যারটি ব্যবহার করা হয় তবে ডিজিটাল অ্যাটেনডেন্স খুব সহজেই রেকর্ড করা যাবে এবং কোন কোন শিক্ষার্থী কত শতাংশ ক্লাসে উপস্থিত ছিল তা সহজেই নির্ণয় করা যাবে।
ভর্তি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করণ
সফটওয়্যার এর মাধ্যমে খুব সহজেই স্কুল-কলেজ এরকম প্রতিষ্ঠান ভর্তি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করা যায়। শিক্ষার্থীরা তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য এবং প্রয়োজনীয় ফি প্রদান সম্পন্ন করলে এই সফটওয়ারের মাধ্যমে ভর্তি প্রক্রিয়ার কাজ করা যায়।
বেতন গ্রহণ
সফটওয়ারের মাধ্যমে বেতন গ্রহণ সম্পন্ন করা যায়। সফটওয়্যার এর মধ্যে এমন সিস্টেম আছে যার মাধ্যমে শিক্ষার্থীরা তাদের বেতন প্রদান সম্পন্ন করতে পারে।
বিশেষত করোনাভাইরাস এর সময় দেখা গেছে যে অনেক প্রতিষ্ঠানকে ভর্তি এবং বেতন গ্রহণের ক্ষেত্রে সমস্যার সম্মুখীন হতে হয়েছে। এই সফটওয়্যার ব্যবহারের সেই জটিলতা দূর হবে। ম্যানুয়ালি যদি বেতন এবং ভর্তি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে হয় তবে তাতে অনেক সময় অপচয় হয়। কিন্তু এই সফটওয়্যার ব্যবহারের ফলে ঘরে বসেই বেতন প্রদান এবং ভর্তি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার মতো জটিল কাজ গুলো খুব সহজেই করা যাবে।
গ্রেড প্রদান প্রদান এবং রেজাল্ট পাবলিশ
দেখা গেছে যে রেজাল্ট পাবলিশ এবং গ্রেড প্রদান করার জন্য শিক্ষকদের অনেক সময় ব্যয় করতে হয়। এই সফটওয়্যার ব্যবহার করার ফলে গ্রেড প্রদান এবং রেজাল্ট পাবলিশ করার জন্য খুবই দ্রুততার সাথে সম্পন্ন করা যাবে।
সফটওয়ারটি দ্রুততার সাথে নিখুঁতভাবে গ্রেড প্রদান এবং রেজাল্ট পাবলিশ করতে পারে যার ফলে শিক্ষার্থীরা যেমন নিখুঁত ফলাফল পাবে ঠিক তেমনি ভাবে শিক্ষকদেরও অনেক সময় অপচয় হওয়া থেকে বেঁচে যাবে। ফলে তারা একাডেমিক কার্যক্রম আরো বেশি মনোনিবেশ করতে পারবে।
শিক্ষার্থীদের যাবতীয় তথ্য সংরক্ষণ
এই সফটওয়ার ডাটাবেজ হিসেবেও কাজ করবে বলা যায়। এটি শিক্ষার্থীদের যাবতীয় তথ্য সংরক্ষণ করে রাখবে যার ফলে আর ফাইল এবং রেকর্ড বই আলাদাভাবে কেনার প্রয়োজন হবেনা শিক্ষার্থীদের তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য।
স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এবং পাঠশালা টিম
এই বিখ্যাত সফটওয়্যারটি পাঠশালার সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট টিমের অভিজ্ঞ সুদক্ষ এবং কর্মঠ সফটওয়্যার ডেভলপার দের দ্বারা তৈরি করা হয়েছে। তৈরি করার সময় বিশেষভাবে খেয়াল রাখা হয়েছে যে সফটওয়্যারটি যেন ইউজার ফ্রেন্ডলি হয় অর্থাৎ ব্যবহারকারীরা সহজেই যেন একে ব্যবহার করতে পারে।
স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যাবহার করার কিছু সুবিধা
এই সফটওয়ার সময় বাঁচাবে
স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করার ফলে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান অনেক সময় বাঁচানো যাবে যেই সময়গুলো আরও উৎপাদনশীল কাজে ব্যবহার করা যাবে।
শিক্ষকদের একাডেমিক কাজে মনোযোগ বৃদ্ধি
রেজাল্ট পাবলিশ, গ্রেড প্রকাশ, অ্যাটেনডেন্স রেকর্ড এর মত কাজগুলোতে শিক্ষকদের অনেক সময় ব্যয় হত। যদি এই সফটওয়্যারটি ব্যবহার করা হয় তবে এই সকল কাজগুলো সফটওয়ারের সাহায্যে করা যাবে যার ফলে শিক্ষকেরা একাডেমিক কাজে মনোযোগ বৃদ্ধি করতে পারবেন এবং শিক্ষার্থীরা তার ফলে সামগ্রিকভাবে আরো বেশি উপকৃত হবেন।
নিখুঁতভাবে কাজ সম্পন্ন করতে পারা
এই সফটওয়্যারটি শতভাগ নিখুঁতভাবে তার কাজগুলো সম্পন্ন করতে পারবে যার ফলে কোন ত্রুটি বিচ্যুতির সম্ভাবনা থাকবে না।
ব্যবহৃত প্রতিষ্ঠানে সামগ্রিক খরচ কমাতে সহায়তা করবে
ধরুন কোনো শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে পূর্বে ফি গ্রহণ করার জন্য একজন, ভর্তি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার জন্য একজন এবং শিক্ষার্থীদের বিভিন্ন তথ্য সংগ্রহ করে রাখার জন্য একজন করে কর্মকর্তা রাখার প্রয়োজন হতো। কিন্তু এই সফটওয়্যার যদি ব্যবহার করা হয় তবে এই সকল কাজগুলো এই সফটওয়ারের সাহায্যে করা যাবে। যার ফলে এই পদগুলোতে আর কর্মকর্তা রাখার প্রয়োজন পড়বে না। ফলাফল হিসেবে সামগ্রিকভাবে প্রতিষ্ঠান খরচ অনেক কমে আসবে এবং প্রতিষ্ঠানটি লাভবান হবে।
অল্প জায়গায় কাজ করা যাবে
বাংলাদেশের অনেক প্রতিষ্ঠান গেলেই দেখা যায় যে তাদের আলাদা একটি রেকর্ড রুম থাকে। এই রেকর্ড রুমে বিভিন্ন রকম তথ্য সংগ্রহ করে রাখতে হয়। অনেক শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে এখনো এরকম রেকর্ডরুম আছে যেখানে শিক্ষার্থীদের সমস্ত তথ্য সংগ্রহ করে রাখা আছে।
এই তথ্যগুলো রাখার জন্য রেকর্ডরুম মেনটেন করা একটি খরুচে ব্যাপার। কিন্তু যদি এই স্কুল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয় তবে এই সফটওয়ারের মাধ্যমে শিক্ষার্থীদের সমস্ত তথ্য সংগ্রহ করে রাখা যাবে যার জন্য আলাদা কোন জায়গার প্রয়োজন পড়বে না এর ফলে যেমন জায়গা বাচবে পাশাপাশি অর্থ সাশ্রয় হবে।
সহজে তথ্যগুলো আপডেট করা যাবে
শিক্ষার্থীদের প্রয়োজনে তাদের তথ্যসমূহ অনেক সময় আপডেট করার প্রয়োজন হয়। এই আপডেট করার কাজ যদি প্রথাগত উপায় করা হতো তবে অনেক সময় সাপেক্ষ ব্যাপার হতো কিন্তু এই সফটওয়্যারে যদি শিক্ষার্থীদের তথ্য গুলো আপডেট খুব সহজেই করা যাবে।
সর্বোপরি বলা যায় যে সফটওয়্যারটি একটি প্রতিষ্ঠান এর কর্মক্ষমতা এবং উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধিতে অত্যন্ত সহায়ক হবে। পাশাপাশি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের প্রাতিষ্ঠানিক কাজে কর্ম দক্ষতা বৃদ্ধিতে সহায়তা করবে।
ডেমো ট্রাই করুন
এই সফটওয়্যারটি সম্পর্কে জানার পর হয়তো আপনাদের অনেকেরই মনে প্রশ্ন জাগছে যে একটি সফটওয়্যার এতগুলো কাজ করতে সম্ভব কি না। সফটওয়্যার টির ফাংশন গুলো কিভাবে কাজ করে এই সম্পর্কিত ইত্যাদি প্রশ্ন আপনার মনে জাগতে পারে। এসব প্রশ্নের যেন যথার্থ উত্তর আপনি পান এজন্য আমরা ব্যবস্থা করেছি সফটওয়্যারটির একটি ফ্রি ডেমো দেবার। আপনি আমাদের সাথে যোগাযোগ করে সফটওয়্যার টির ডেমো ট্রাই করার জন্য আবেদন করতে পারেন। ডেমো ট্রাই করার পর যদি সফটওয়্যার টি আপনার ভালো লাগে তবে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠান জন্য সফটওয়্যার টি আমাদের কাছ থেকে নিতে পারেন।
Read More:
কিন্ডার গার্টেন স্কুল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম । পাঠশালা সফটওয়্যার
ই-প্রাইমারী স্কুল সিস্টেম | পাঠশালা স্কুল মেনেজমেন্ট সফটওয়্যার
